Речевые клише для написания личного письма. Деловые клише в немецком языке
Из данной статьи вы узнаете о стилях деловых писем, их структуре, грамотном оформлении, приветствии и заключении такого рода писем.
Кроме того, сможете увидеть наглядные клише и примеры деловых писем, а также выписать важные подсказки, которые всегда помогут вам в нужный момент.
Написание делового письма на английском языке может заставить многих людей переживать по поводу (и без повода) своих навыков и скудности словарного запаса для деловой переписки .
Структура делового письма
Формат деловых писем представляет собой последовательность из таких элементов:
- Name and Address of Recipient (имя получателя и адрес).
- Date (дата).
- Reference (ссылка).
- Salutation (приветствие).
- Body (главная часть).
- Closing (заключение).
- Signature (подпись).
- Typist initials (инициалы отправителя).
- Enclosures (приложения).
Общие правила написания делового письма
- Используйте правильный формат и приветствие.
Существуют определенные стандарты для оформления деловых писем на английском языке, хотя некоторые отклонения являются приемлемыми (например, между европейским и североамериканским официальным письмом на английском языке).
Крайне необходимо создать хорошее первое впечатление в самом начале вашего письма. Используйте подходящее приветствие.
При необходимости, если формальное письмо не в электронном виде, указывайте адрес и фамилию адресата в верхнем правом углу. И затем начинайте писать текст.
Обязательно убедитесь, что имя и фамилия человека написаны правильно. Используйте «Dear Sir/Madam», если вы не знаете кому адресуется письмо.
Dear Sir/Madam - Уважаемый господин (госпожа).
Dear Mr . Smith - Уважаемый мистер Смит.
Dear Ms . - Уважаемая госпожа.
Dear Jack Johnson - Уважаемый Джек Джонсон.
Dear Customer - Уважаемый покупатель.
Gentlemen - Господа.
А вот примеры вступительных фраз в деловом письме (для использования ссылок на предыдущую корреспонденцию; для указания того, как вы узнали о получателе; сообщении причины написания письма и т.д.):
Бизнес-письма, как правило, всегда носят формальный характер, и тон письма всегда всегда должен быть вежливым.
В письмах-запросах всегда используются модальные глаголы , чтобы запрос был максимально вежливым.
Например, некорректно писать: «I want you to come to our office on Wednesday». Вместо этого стоит написать: «Would you be able to come to our office on Wednesday?»
Письма-жалобы должны быть также вежливыми и не слишком эмоциональными.
Например, если была несвоевременная доставка и она задержала строки производства, то корректно будет написать: «The delivery was six days late and that caused severe disruption to our production.»
Если вы сообщаете плохие новости или приносите извинения , нужно очень вежливо и тактично указать причины проблемы.
Можно использовать выражения: «I regret to inform you», «Unfortunately» или «I’m afraid that».
- Указывайте свою цель.
Цель своего обращения на английском в деловом письме нужно указать в первом абзаце, а далее написать основную мысль.
Почти в каждом из следующих предложений в примере есть 3 схожести:
- Они поясняют главную суть. Каждое отвечает на вопрос: «What is it?».
- Они лаконичны и не грубы.
- Они содержат положительные слова: «благодарю вас», «пожалуйста», «рад», «признателен», «благодарим», «поздравляю», «успешно», «одобрить» и т. д.:
As per our phone conversation …
В продолжение нашего телефонного разговора …
I am writing to provide the information you have requested.
Направляю запрошенную вами информацию.
It was a pleasure meeting you at the meeting/conference last Monday.
Было рад встретиться с вами на собрании/конференции в прошлый понедельник.
Thank you for writing to us about your experience in our research center last week.
Благодарим вас за то, что написали нам о своем опыте в нашем исследовательском центре на прошлой неделе.
I am happy to write to confirm our agreement about the summer workshop.
Рад написать о подтверждении нашего в Вами соглашения в отношении летней мастерской.
Thank you so much for contributing to our auction.
Большое спасибо Вам за то, что вы внесли свой вклад в наш аукцион.
I am applying for graduate schools in marine biology, and I would be very grateful if you would write a letter of reference for me.
Я подаю заявку в аспирантуру по специальности «биология морской среды», и я был бы крайне признателен, если бы Вы написали рекомендательное письмо для меня.
Thank you for writing to ask about attending the conference in Baltimore. I wish I could approve your request.
Благодарю Вас за письмо по поводу конференции в Балтиморе. Хотел бы я одобрить Ваш запрос. К сожалению, ...
Please accept my apology for missing the meeting yesterday. I am very sorry that I was unable to attend.
Примите мои извинения за пропущенную встречу вчера. Мне очень жаль, что я не смог присутствовать.
Congratulations on successfully passing your bar exam. You are now officially an attorney!
Поздравляем Вас с успешной сдачей экзамена. Теперь Вы официально являетесь уполномоченным лицом!
I fully meet or exceed the requirements of the Business Analyst III position, and I am pleased to apply for it.
Я полностью отвечаю требованиям бизнес-аналитика III категории или превосхожу их, и я рад возможности подать заявление на данную должность.
10 видов бизнес-писем
- Коммерческое письмо. Sales Letter.
Такие письма включают в себя призывы, подробное описание пользы для читателя, последовательность принятия мер, а также номера телефонов или ссылку на сайт.
- Письмо-поручение (письмо-заказ). Order Letter.
Письма-заказы отправляются потребителями производителю, продавцу или оптовику для заказа товаров или услуг.
Официальное письмо на английском должно содержать информацию о номере модели, названии продукта, желаемом количестве и ожидаемой цене.
Информация об оплате также иногда включается в письмо.
- Письмо-жалоба (рекламация). Complaint Letter.
Будьте прямы, но тактичны, и всегда используйте профессиональный тон, если хотите, чтобы руководство вас услышало.
- Письмо по урегулированию споров. Adjustment Letter.
Такое письмо обычно направляется в ответ на претензию или жалобу. Если ситуация располагает в пользу клиента, то начните письмо с этой новости.
Если нет, придерживайтесь фактологического тона, сохраняя вежливость. Сообщите клиенту, что вы понимаете его жалобу.
- Письмо-запрос. Inquiry Letter.
Письма с запросом задают вопрос с целью получения информации от получателя. При составлении такого вида письма, держите его ясным и кратким — перечислите только самое необходимое вам.
Обязательно укажите свою контактную информацию, чтобы читателю было легко ответить.
- Письмо-напоминание. Follow-Up Letter.
Это может быть отдел продаж, который благодарит клиента за оформление заказа, бизнесмен, проводящий обзор результатов встречи, или человек в поисках работы, задающий вопрос о статусе своего заявления.
Зачастую такие письма представляют собой комбинацию из благодарственной заметки и коммерческого письма.
- Рекомендательное письмо. Letter of Recommendation.
Потенциальные работодатели часто запрашивают у кандидатов такие письма, прежде чем нанимают их.
Этот тип письма обычно представляет собой отзыв предыдущего работодателя (либо сотрудника) о соискателе с профессиональной точки зрения.
- Письмо-подтверждение. Acknowledgment Letter.
Письма-подтверждения действуют как обычные квитанции. Компании посылают их, чтобы сообщить получателю, что они получили предыдущее сообщение с информацией, документами или другими материалами, ранее достигнутыми договоренностями, намерениями и т.д.
Письмо-подтверждение является знаком глубокого внимания и уважения к получателю, однако само действие может быть предпринято или не предпринято.
- Сопроводительное письмо. Cover Letter.
Такие письма обычно сопровождают пакет документов, отчет или другой товар. Они используются для описания того, что включено в посылку, зачем, и что (при необходимости) должен делать получатель.
Сопроводительные письма, как правило, довольно короткие и лаконичные.
- Заявление об увольнении. Letter of Resignation.
Когда работник планирует закончить свою работу, письмо об отставке обычно направляется его непосредственному менеджеру, уведомляя его о последнем дне работы.
Зачастую сотрудник также подробно объясняет причину ухода из компании.
Подсказки по написанию делового письма
- При написании вашего письма важно придерживаться простоты и целенаправленности , чтобы смысл вашего письма был ясен.
- Используйте простые и сжатые слова вместо укоренившихся.
- Лучший способ начать письмо — указать цель в самом начале . Это называется прямым подходом, и он устанавливает тон для последующего текста письма, захватывая интерес читателя.
- Однако, если ваше письмо доставляет плохие новости , прямой подход нецелесообразен . Вместо этого используйте косвенный, указывая плохие новости во втором или третьем абзаце письма.
- Приветствие в деловом письме и вступительная часть письма должны быть вежливыми. Всегда уделяйте внимание усилиям и чувствам читателя.
- После вступления необходимо указать детали проблемы.
- Укажите необходимую информацию о проблеме и вариант ее решения.
- Сообщите читателю о причинах принятого решения.
- Соблюдайте одинарный интервал и оставляйте двойные пробелы между абзацами, выровняйте свое письмо по левому краю (block style - выключка строк до конца влево). Придерживайтесь коротких предложений и четких абзацев.
- Будьте откровенны и уважайте время своего читателя: ваш читатель занят делом, поэтому переходите прямо к делу без «воды».
- Используйте шрифты «Arial», «Times New Roman», «Courier New» или «Verdana». Размер шрифта должен быть 10 или 12. Используйте поля 2,5 см или 1 дюйм со всех четырех сторон.
- Всегда ставьте преимущества читателей перед своими . Вместо того, чтобы говорить о том, что вы ожидаете от них для себя, укажите то, что вы можете им предложить.
- Будьте осторожны и внимательны с именем и названием компании получателя.
- Сделайте свой тон разговорным, но профессиональным ; не будьте чрезмерно формальными.
- Избегайте жаргона, самоуверенности, высокомерия и бахвальства.
- В письме используйте действительный залог и личные местоимения.
- Всегда заканчивайте письмо запросом на действие .
- Оставьте пустую строку после приветствия и перед заключительной частью. Двойной отступ между последним предложением и концовкой письма.
- При необходимости, оставьте 4 или 5 отступов для собственноручной подписи.
- Деловые письма должны всегда печататься на белой бумаге формата A4, а не на цветной или на каких-либо личных канцелярских бумагах.
- Заканчивайте письмо также профессионально и вежливо.
И еще раз, не забудьте перепроверить письмо на наличие ошибок (хотя бы 2 раза).
Преимущества электронной почты
Электронное деловое письмо оформить куда быстрее и проще обычного. Однако некоторые сообщения могут не открываться и это минус.
Если вы хотите быть уверены в доставке своего обращения, то не забудьте проконтролировать процесс и поставить галочку в окне с обратным уведомлением.
В зависимости от того кому вы пишете, и зачем, вам может понадобиться отправить письмо с живой подписью, заверенные документами с печатью (хотя скан копии никто не отменял). Тогда, разумеется, выбор очевиден.
Но помните, что электронная почта - это экономия денег (она в основном бесплатна, в то время как вы должны оплатить доставку (а то и марки) обычного делового письма) и сохранение окружающей среды, в отличие от писем, которые требуют потребление бумаги. Помните о деревьях!
А также не забывайте нашем специальном курсе «Бизнес английский », где вы сможете уточнить все непонятные вам нюансы связанные с формальным английским напрямую у опытного преподавателя. Take your chances and be acknowledged!
Окончание делового письма
В последнем абзаце вашего произведения искусства нужно писать:
Please feel free to contact us in case you have any questions.
Обращайтесь в случае возникновения каких-либо вопросов.
Или следующие выражения, в случае если вы прилагаете дополнительные документы, фотографии:
«I am enclosing … » или «Please find the enclosed /attached …»
Завершение письма в первую очередь зависит от ваших отношений с адресатом. Используйте «Yours faithfully », если вы не знаете человека, к которому обращаетесь, и «Yours sincerely » — для адресатов, которых знаете хорошо. И не перепутайте! Так как ваша искренность для незнакомого человека может оказаться довольно подозрительной и вызвать смущение.
Для менее официальных писем можно использовать: «Best regards » или «Kind regards ». В конце письма нужно поставить (свою подпись) фамилию и должность.
Напоминаем о необходимости проверить свое письмо на наличие ошибок перед отправкой!
Примеры выражений в конце делового письма :
Sincerely (Сердечно);
Sincerely yours (Искренне Ваш);
Regards (С уважением);
Best (Всего наилучшего);
Best regards (С уважением);
Kind regards (С наилучшими пожеланиями);
Yours truly (Искренне Ваш);
Most sincerely (Сердечно);
Respectfully (С уважением);
Respectfully yours (С совершенным почтением);
Thank you (Благодарю Вас);
Thank you for your consideration (Благодарю вас за внимание).
После этого ставьте запятую, и с нового абзаца пишите свои данные:
Name
Email Address
Phone Number
Если вы информируете своего коллегу по статусу текущего проекта, то формальное заключение будет не совсем уместно (хотя многие просто прописывают его по умолчанию); а если вы, например, вступаете в борьбу с целью продвижения по карьерной лестнице, то оно определенно потребуется.
И никаких «Later», «Thanks», «TTYL», «Warmly», «Cheers» и подобных разговорных словечек! Вас не поймут.
Примеры фраз для окончания делового письма
If you require any further information, feel free to contact me at any time. / Should you need any further information, please do not hesitate to contact me at any time. / If you have any further questions, please do not hesitate to contact me.
Если Вам нужна дополнительная информация, обращайтесь в любое время.
I look forward to your reply. / I look forward to hearing from you.
Я с нетерпением жду Вашего ответа.
I look forward to seeing you.
С нетерпением жду встречи с Вами.
Please advise as necessary.
При необходимости выносите свои рекоммендации.
We look forward to a successful working relationship in the future .
Мы настроены на успешное сотрудничество с Вами в будущем.
Once again, I apologize for any inconvenience.
Еще раз приношу свои извинения за любые неудобства.
We hope that we may continue to rely on your valued custom.
Мы надеемся, что можем рассчитывать на Ваши ценные заказы.
I would appreciate your immediate attention to this matter.
Я был бы признателен за Ваше непосредственное внимание к этому вопросу.
I await your reply with interest.
Я ожидаю Вашего ответа с заинтересованностью.
We look forward to building a strong business relationship in the future.
Мы настроены на построение прочных деловых отношений с Вами в будущем.
I look forward to our meeting on the 7th of October.
Я с нетерпением жду нашей встречи 7 октября.
Thanks for your extremely helpful attention to this matter.
Спасибо за Ваше чрезвычайно полезное внимание к этому вопросу.
Thanks again for your attention, consideration, and time.
Еще раз спасибо за внимание, рассмотрение и время.
It"s always a pleasure doing business with you.
С Вами всегда приятно иметь дело.
Thanks again for sharing your expertise in this matter.
Еще раз спасибо за обмен опытом в этом вопросе.
I am looking forward to getting your input on this issue.
Я с нетерпением жду возможности внести ваш вклад в этот вопрос.
Клише деловых писем
В силу особого формата данной статьи, описанные ваше интервалы между абзацами не соблюдены. Надеемся, вы простите нам данный нюанс.
- Представление нового сотрудника. Introduction of a new colleague.
I want to take this opportunity to inform you that will soon be joining us as the in the . will be taking over from and will begin work on .
Has been the of the at for years and we are delighted that has decided to join our company at this stage of our development.
Is a person of and I have no doubt will contribute significantly to all aspects of our work here.
I hope all of you will try to make feel welcome here as becomes accustomed to new position.
Sincerely yours,
- Первое напоминание о неуплате. First reminder of an unpaid invoice.
I am writing to remind you that we have not yet received payment for invoice for , due on . I am enclosing a full statement of your account as of and a copy of the invoice.
We’re sure that this is an oversight on your part, and would appreciate your prompt attention to this matter. If your payment is already in the mail, please disregard this letter.
Should you have any questions about your account, please do not hesitate to contact me.
Примеры делового письма на английском
Следующие два примера различаются в шапках писем. Это обусловлено тем, что компании вправе вносить небольшие изменения в формате для своего удобства. Оба варианта считаются допустимыми.
Первый пример.
Company Letterhead
Students Of The Future Co.
610 Fountain Ave
Burlington, NJ 08016
June 6, 2018
Burlington Township Student
Street Address
City, State Zip
Use this sample letter as a template to help you complete your activities throughout this course. I have purposely set up the spacing and content to make it easier for you to delete existing text and replace it with the content that you need to use. Please be sure to use all the tools provided to you, so that you are more efficient with your work.
Be sure to copy down the text boxes I have provided, they may be helpful when you need to compose different types of business letters. Be sure to save this document as: Letter Template.
Business Ed. Teacher
*Enclosure* (if needed)
Второй пример.
Organization Letterhead
March 16, 2016
Mr. Ernie English
1234 Writing Lab Lane
Write City, IN 12345
Dear Mr. English:
The first paragraph of a typical business letter is used to state the main point of the letter. Begin with a friendly opening; then quickly transition into the purpose of your letter. Use a couple of sentences to explain the purpose, but do not go into detail until the next paragraph.
Beginning with the second paragraph, state the supporting details to justify your purpose. These may take the form of background information, statistics or first-hand accounts. A few short paragraphs within the body of the letter should be enough to support your reasoning.
Finally, in the closing paragraph, briefly restate your purpose and why it is important. If the purpose of your letter is related to your employment, consider ending your letter with your contact information and title if it not included on letterhead. However, if the purpose is informational, think about closing with gratitude for the reader’s time.
Lucy Letter
President
Заключение
Вот вы и в курсе дела! Теперь можете пробовать устроиться в самые различные иностранные компании, красиво заявляя о себе и своих навыках, намерениях и достижениях в соответствующем официальном письме на английском. И пусть удача вам улыбнется!
Задание С1 в ЕГЭ по английскому языку.
Структура личного письма
1.
Адрес и дата пишется в правом верхнем углу письма (в краткой форме).
2.
Первая часть письма - Introduction (вступление). В этой части письма автор благодарит за полученное письма или извиняется, что долго не писал.
3.
Вторая часть письма - Main Body (главная часть письма). Это самая большая часть письма, так как в этой части письма автор отвечает на все вопросы и выполняет все задания.
4.
Третья часть письма- Conclusion (заключение). В этой части письма автор должен указать причину, почему он заканчивает писать письмо.
5.
Конец письма-Ending (завершение письма). Эта фраза зависит от степени близости автора и адресата, после неё ставится запятая и далее (с новой строки) указывается своё имя.
Речевые клише
| Обращение/приветствие | - Dear Simon - Dear Miss Jones, - Dear Mum |
| Вводные фразы | - It was great to get your letter…. - Thanks for your letter. It was great/lovely to hear from you. - Thanks for your long letter. It was really great to hear all your news, after not hearing from you for ages…. - Sorry I haven’t written for so long but…. - I’m very sorry about not replying to your letter sooner but I’ve been extremely busy. - Sorry for not writing earlier but I’ve… - How are things with you? - I’m sorry I haven’t written for so long, but… - I was really pleased to hear that… - I thought I’d better write and tell you about…. |
| Заключительные фразы | - I would really like you to visit me this summer. Write to me and tell me your plans. - Thanks for sending me… Please write to me again soon, and tell me all your news. - Please give/send my regards (love) to your…. And write and tell me your plans for…. - I would really love to see you. Why don’t you come and visit me this….. Write back soon! If you want to know anything else, just drop me a line. |
| Письма с просьбой дать совет (Asking for advice) | - I am writing to ask for your advice. - Can you give me your advice? - Give me your advice about…. - Can you think of anything that…? - I’ve got a problem and I need your advice. - I’ve got a problem, and I think you can help. - What do you think I should do? - Give me / Send me your advice soon. - Do you think I should…? - Do you have any idea about…? - Please let me know what to do. - Please let me know what you think I should do - I’d like to know what you think about… - Write back soon and tell me what you think. - Your advice would help me a lot. |
| Письма-советы (Giving advice) | - I ‘m sorry to hear ... and I think I can help. - Cheer up / Don’t worry too much. - Don’t let it get you down. - I’m only too glad to help. - I just got your letter and I think ... - Here’s what I think you should do. - Why don’t you ... ? - If I were you/in your position, I’d .../ I wouldn’t ... . - Have you thought of/about ... + Ving? - Don’t forget to... - It would be a good idea to ... - What you should do is … - How about + Ving ... ? - What about + Ving ... ? - I think you should … - The best advice I can give you is … - Another good idea is to … - I hope that this/ my advice helps. - Let me know what happens. - Let me know how it went. - Let’s hope that things get better - Let’s hope that everything turns out all right. - Hope this helped. - If you do this, you would …. |
| Письмо-извинение (Letter of apology) | - I"m really sorry that I forgot about...; I"m writing to apologise for... - I"m so sorry I couldn"t make it... - It will never happen again ... |
| Письмо-приглашение (Letter of invitation) | - I"m writing to invite you to ... - I"m having a party ...; Would you like to come? - I hope you"ll be able to join us/to make it. |
| Письмо-просьба (Letter of request) | - I"m writing to ask you for your help/to do me a favour - I wonder/was wondering if I could ask you to ... - I would be so/terribly/really grateful if you could ... |
| Благодарственное письмо (Thank you letter) | - I"m writing to thank you so much for... - The party was great/fantastic ... - It was very kind/nice of you to ... |
| Письмо-поздравление (Congratulations letter) | - I"m writing to congratulate you on passing your exams ... . Congratulations on ... . |
| Письмо-информация (Letter of information) | - This is just to let you know that... . I"m just writing to tell you that... . You must be wondering what"s happened to us all. |
Фразеологический характер также имеют широко употребляющиеся во всех стилях речи современного литературного языка устойчивые словосочетания: вступить в борьбу, встать на защиту, пользоваться доверием, подвергать обстрелу и т. д.
Унификация речи - выбор одного варианта из нескольких возможных способов передачи одной и той же информации, установление и примёнение правил построения предложения по определённым моделям.
Вопрос о штампах в речи связан с известным противоречием. С одной стороны, говорящих и пишущих призывают отказаться от штампов, а с другой - фактически призывают употреблять какой-то закреплённый в речевой практике штамп, замечая, что это устоявшееся словосочетание. И второе вполне понятно: стандарты удобны и для пишущего (говорящего), и для читающего (слушающего). Нас устраивает лёгкая воспроизводимость готовых речевых формул, определённая автоматизация речевого процесса, облегчение коммуникации между членами коллектива. Особо следует отметить экономию усилий и времени - один из важных принципов речевой практики, проявляющийся не только в материальной экономии, но и в экономии мыслительной деятельности. Поэтому вполне закономерно использование речевых стандартов (стереотипов, клише). Употребление готовых формул официально-деловой речи оправдано традицией и удобством оформления деловых бумаг.
Но необходимо различать речевые клише (стереотипы, стандарты) и канцеляриты (канцеляризмы), хотя это может быть одно и то же слово или сочетание слов. В официально-деловом стиле речи употребление речевых клише обоснованно и часто обязательно. В разговорном стиле нет необходимости пользоваться заранее заготовленными фразами, так как это может быть воспринято негативно. Например, выражение «настоящим доводится до Вашего сведения...» частотно и удобно в деловой документации, но совершенно неуместно в разговоре двух друзей. В первом случае - это лексика официально-делового стиля, во втором - канцелярит. Понятие «канцелярит» ввел К. Чуковский. Канцеляриты -это слова и выражения официально-деловой речи, употреблённые за её пределами. Лесные массивы, хлебобулочные изделия, головные уборы, торговые точки и другие подобные выражения явно неуместны и в разговоре, и в художественном произведении, и в публицистике. Но в официально-деловой речи они целесообразны и необходимы. Деловая речь нуждается в общих названиях и стремится к ним. Основной закон стилистики - уместность и целесообразность, поэтому и в деловом стиле речи также нежелательно избыточное использование канцелярских штампов, слов и оборотов, утративших своё значение.
Примеры засорения литературного языка канцеляризмами не раз приводил К. Чуковский. Он писал по этому поводу: «5 курсе деталей», «по линии выработки» и «отражение момента» - такая замена человеческих слов канцелярскими все же не вызывает во мне возмущения, так как это дело временное, преходящее. Русский язык так силен, что ему случалось преодолевать и не такие уродства». В книге «Живой как жизнь» К. Чуковский рассказывает: «Помню, как смеялся А. Горький, когда бывший сенатор, почтенный старик, уверявший его, что умеет переводить «с 10 языков», принёс в издательство «Всемирная литература» такой перевод романтической сказки: «За неимением красной розы жизнь моя будет разбита». Горький указал, что канцелярский оборот «за неимением» неуместен в романтической сказке. Старик согласился и написал по-другому: «Ввиду отсутствия красной розы жизнь моя будет разбита», - чем доказал полную свою непригодность для перевода романтических сказок. Этим стилем перевёл он весь текст: «Мне нужна красная роза, и я добуду себе таковую... А что касается моего сердца, то оно отдано принцу».
Следует различать речевые штампы и речевые клише. Речевое клише - это готовая устойчивая форма: настоящим доводится до Вашего сведения; провести культурно-массовые мероприятия; принимая во внимание; содействовать развитию; решение текущих вопросов и т. п. Эти стандартные формулы, давно вошедшие в обиход, удобны для оформления деловых бумаг.
Речевые штампы - это избитые выражения, потерявшие точный, конкретный смысл и образность от частого употребления: быть всегда в поиске; дороги длиною в жизнь; черное золото и т. п. Первоначально подобные устойчивые обороты речи имели новизну и звучали эмоционально, но довольно быстро превратились в бессмысленные штампы.
Употребление речевых штампов и канцеляризмов влечёт за собой многочисленные стилистические ошибки, например:
Почему вы не пользуетесь услугами лифта? Чуть выйдешь за калитку, сейчас же увидишь зелёный массив. Какие мероприятия предпринимаете вы для активизации клёва? (Из разговора рыболовов.)
Ты по какому вопросу плачешь, малыш?
Часто неверно употребляются производные предлоги в деле, в части, по линии и т. д. Например:
Работа заведующей детским садом в части вывоза детей на дачу проделана чрезвычайно большая.
В деле выращивания молодняка...
Не к месту используется речевой штамп мы имеем: Мы имеем отсутствие хорошо налаженного учёта.
Сухой, канцелярский оттенок придаёт речи скопление отглагольных существительных на -ение, -ание, -утие, -етие: Мы должны поставить вопрос о воспитании населения в деле улучшения отношения к проведению мероприятий по озеленению города. В этом небольшом предложении нагромоздилось пять отглагольных существительных в родительном падеже. Такое недопустимо даже для официально-делового стиля речи.
Канцелярские штампы не должны засорять живую разговорную речь. И не нужно поздравлять с достигнутыми успехами, исправлять имеющиеся ошибки, рассматривать полученные предложения, потому что бессмысленно поздравлять с успехами, которых не достигли, исправлять ошибки, которых нет, или рассматривать неполученные предложения.
Содержание и форма вашего письма во многом будет зависеть от характера, цели письма и от того, к кому оно обращено. Наиболее четко различаются деловая переписка и персональная. Структура этих писем примерно одинакова, но к деловым письмам предъявляются четкие требования, нарушать которые нельзя. Поэтому мы подробно рассмотрим именно правила написания официально — деловых писем на английском языке, которые представляют наибольшую сложность для отправителя.
С давних пор деловое письмо является важнейшим инструментом в предпринимательской и коммерческой деятельности. На сегодняшний день деловое письмо- это средство обмена информацией в виде официального документа, который может содержать предложение, подтверждение, поручение, претензию, поздравление… и соответственно ответы на них. Учимся писать письма на английском языке При написании официальных писем нужно учитывать то, что деловая переписка сильно отличается от личной переписки. Существует определенные и неизменные каноны написания деловых писем, соблюдение которых является обязательным. Деловые письма должны быть безупречны во всех смыслах. Даже самое незначительное пренебрежение правилами может сделать его недействительным.
Деловое письмо отличается четкой структурой, а также определенным набором реквизитов. Оно характеризуется такими признаками как ясность, лаконичность, логическая последовательность, официальность, нейтральность, завершенность, стандартизированность, отсутствие эмоциональной окрашенности. Отсутствуют просторечные, жаргонные выражения, модальные глаголы, междометия, имена с суффиксами субъективной оценки. Официально — деловой язык обеспечивает объективное отношение к излагаемым фактам, лишает эмоциональности и субъективности, а также отражает логическую последовательность текста. Смысловая точность также является одним из важнейших условий в написании делового письма.
В официально-деловой переписке используются множество различных речевых клише, которые служат для предотвращения двусмысленности текста. Набор стандартных фраз-клише был разработан в результате долголетней практики деловой переписки. Они помогают конкретнее и лаконичнее выражать мысли. Такие конструкции существенно облегчают и ускоряют составление письма, так как вам не нужно тратить время на подбор правильных, соответствующих ситуации формулировок. Имея в распоряжение набор готовых фраз — клише, вы сможете без особых трудностей составить деловое письмо по аналогии.
Структура письма на английском языке
Итак, приступим непосредственно к изучению структуры делового письма и списка стандартизированных фраз — клише. Весь текст делового письма четко разбит на смысловые абзацы. Красная строка не употребляется. Обычно для написания подобного письма используется фирменный бланк, на котором указаны все необходимые реквизиты фирмы отправителя (эмблема фирмы, название, почтовый и телеграфный адрес, телефон, факс, банковские реквизиты).
Примерная структура письма может выглядеть следующим образом:
- Адрес отправителя (sender"s address);
- Дата (date);
- Адрес получателя (inside address);
- Обращение (salutation);
- Вступление (opening sentence);
- Основной текст (body of the letter);
- Заключение (closing sentence);
- Заключительная вежливая фраза (complimentary close) ;
- Подпись отправителя (signature);
- Приложение (enclosure).
Пример делового письма на английском языке
Разберем каждый пункт более подробно
1. Адрес отправителя (sender"s address) пишется обычно в верхнем правом углу. Не исключено написание адреса и в верхнем левом углу. Последовательность написания адреса имеет большое значение. Сначала следует указать номер дома с названием улицы, через запятую номер квартиры. На следующей строке указывается город с почтовым индексом, на следующей строке — страна.
17 Hillside Road, Apt. 12
London W13HR
England
5 Nelson Street, Apt. 5
Chicago 19 200
USA
2. Дата (date) указывается ниже, сразу после адреса. Точка после адреса не ставится. Существует несколько вариантов оформления:
3. Адрес получателя (inside address) пишется в той же последовательности что и адреса отправителя, но ниже с левой стороны.
4. Форма обращения (salutation) будет зависеть от того насколько вам знакомо лицо, к которому вы обращаетесь и конечно же от пола.
К незнакомым людям применяются выражения:
(Dear) Sir, — (Уважаемый)Сэр/Господин,
(Dear) Madam, — (Уважаемая) Госпожа/Мадам,
Gentlemen, — Господа,
К мало знакомым людям:
Dear Mr. Winter,-Уважаемый господин/мистер Винтер,
Dear Miss Winter, — Уважаемая госпожа/ мисс Винтер, (по отношению к не замужней женщине)
Dear Mrs. Winter, — Уважаемая госпожа/ миссис Винтер,(по отношению к замужней женщине)
В полу — официальной переписке можно встретить такие формы как:
Dear Colleague, — Уважаемый коллега,
Dear Editor, — Уважаемый редактор,
Dear Reader, — Уважаемый читатель,
Обращение пишется с левой стороны под адресом получателя и после него ставится запятая.
5. Вступление (opening sentence)
это своего рода вводное предложение:
We are writing to enquire about — (Настоящим просим сообщить о… \Нас интересует информация о…).
We are interesting in… and we would like to know… — (Мы заинтересованы в … и хотели бы узнать…).
We acknowledge receipt of your letter dated (date)… — (Подтверждаем получение Вашего письма от…).
6. Основной текст (body of the letter) должен быть составлен в логической последовательности. Как правило, основной текст разбит на несколько абзацев. В первом абзаце следует указать цель или причины вашего письма.
We would like to point out that…- Мы хотели бы обратить ваше внимание на …
I’m writing to let you know that… -Я пишу, чтобы сообщить о …
We are able to confirm to you…- Мы можем подтвердить …
I am delighted to tell you that… -Мы с удовольствие сообщаем о …
We regret to inform you that… -К сожалению, мы вынуждены сообщить вам о…
Во втором абзаце можно указать уже детали и факты, соответствующие обсуждаемой ситуации. Можно задать интересующие вас вопросы или дать свою оценку обсуждаемому вопросу.
I am a little unsure about… -Я немного не уверен в …
I do not fully understand what… -Я не до конца понял…
Could you possibly explain…- Не могли бы вы объяснить…
I am afraid that … -Боюсь, что…
We would also like to inform you … -Мы так же хотели бы сообщить вам о…
Regarding your question about … -Относительно вашего вопроса о…
In answer to your question (enquiry) about …- В ответ на ваш вопрос о…
I also wonder if… -Меня также интересует…
В третьем абзаце можно написать пожелания, предложения, предполагаемые действия для сотрудничества в будущем.
Could you possibly…- Не могли бы вы…
I would be grateful if you could … -Я был бы признателен вам, если бы вы …
I would like to receive…- Я бы хотел получить…
Please could you send me…- Не могли бы вы выслать мне…
В четвертом абзаце нужно написать кульминационное предложение.
I would be delighted to …- Я был бы рад …
I would be happy to… — Я был бы счастлив…
I would be glad to… — Я был бы рад…
7. Заключение (closing sentence) должно содержать благодарность за оказанное вам внимание и намерение продолжить переписку.
I look forward to … — Я с нетерпением жду,
hearing from you soon- когда смогу снова услышать вас
meeting you next Tuesday- встречи с вами в следующий Вторник
seeing you next Thursday -встречи с вами в Четверг
Please acknowledge receipt- (Пожалуйста, подтвердите получение)
Please do not hesitate\ feel free to contact us if you need any further information — (Пожалуйста, без колебаний обращайтесь к нам для получения дополнительной информации)
8. Заключительная вежливая фраза (complimentary close) , также как и обращение, зависит от лица, к которому вы пишете письмо.
Для человека, которого вы знаете, используется фраза: Yours sincerely,
Для незнакомого человека: Yours faithfully,
9. Подпись отправителя (signature) ставится ниже заключительной вежливой фразы. Ниже подписи вы должны указать свое имя и при необходимости должность, которую вы занимаете.
10. Приложения (enclosure) прикладываются в конце письма. Об этом указывается в основном тексте, при помощи обозначения «Enc.».
Для того, что бы вы имели примерное представление, как должно выглядеть деловое письмо в целом, мы приводим для вас пример.
Образец письма на английском языке:
17 Hillside Road, Apt. 12
London W13HR
England
Tel 0186 546 633
Fax 0186 56 556
Vladimir Gross
5 Nelson Street, Apt. 5
Chicago 19 200
Введение Глава 1 Характеристика деловой переписки 1.1 Типология и структура деловых писем 1.2 Характеристика функциональных стилей речи 1.3 Стереотипные выражения в официально-деловом языке Выводы по первой главе Глава 2 Виды клише в текстах французских деловых писем 2.1 Эквивалентность клише и штампов во французском и русском официально-деловом языке 2.2 Виды клише и штампов деловой переписки на материале французского языка Выводы по второй главе Заключение Список использованной литературы Приложение
Введение
Данная работа посвящена изучению клише французских официально- деловых писем. Данная тема выбрана не случайно. В реальной жизни переводчику чаще всего приходится сталкиваться именно с текстами официально-делового стиля, в частности, с текстами деловой переписки и контрактов, с текстами административно-правового подъязыка, а также подъязыка конференций и деловых совещаний. Помимо этого, в разговорной речи, в публицистических материалах и, особенно, в официально-деловом языке встречаются часто повторяющиеся стереотипные выражения: побочный эффект; отклонить просьбу; в рамках своей деятельности; провести переговоры по данному вопросу. Часто повторяющиеся готовые речевые формулы принято называть клише. Широкое использование клише в языке официально-делового стиля следует признать вполне правомерным явлением. Они позволяют удобно и оперативно обмениваться ин- формацией всякий раз, когда на подготовку текстов отводится мало времени. Кроме того, структура и содержание официально- делового текста подчинены определенным нормам, а его конкретные лексические единицы входят, как правило, в состав клишированных оборотов. Это и определяет актуальность исследования. Объектом исследования являются французские официально-деловые письма. Предмет исследования – способы организации различных типов клише французских деловых писем. Целью работы является выявление способов организации клише французских деловых писем. Цель работы определила следующий ряд задач: 1. Дать характеристику деловой переписке и определить типологию и структуру деловых писем. 2. Дать характеристику функциональным стилям речи, а также описать культурно-национальную специфику делового языка. 3. Рассмотреть стереотипные выражения в официально-деловом языке. 4. Рассмотреть эквивалентность клише и штампов во французском и русском официально-деловом языке. 5. Определить виды клише и штампов деловой переписки на материале 30 французских официально-языковых писем. В работе использовались следующие методы научного исследования: изучение литературных источников, теоретический анализ и синтез литературы по проблеме исследования, сравнительно-сопоставительный анализ и обобщение результатов. Материалом для исследования послужили тексты французских официально-деловых писем, в количестве 30 штук. Структура работы определяется логикой научного исследования. Исследование состоит из введения, двух глав, выводов по главам, списка использованной литературы. Во введении определяются объект и предмет исследования, формулируются его цели и задачи. Первая глава посвящена рассмотрению понятий деловое письмо, функциональный стиль, официально-деловой стиль, клише, штамп. Во второй главе был проведен анализ 30 французских официально деловых писем. В заключении представлены основные результаты и выводы исследования, а также намечаются дальнейшие перспективы исследования.
Заключение
Рассмотрев особенности употребления клише и штампов в офи- циально-деловом языке, мы можем сделать следующие выводы: Официально-деловой язык предполагает жесткую стандартизацию применяемых языковых средств. Реквизиты официально-делового текста большей частью представляют собой клише, штампы или клишированные предложения, при помощи которых достигается определенная синтаксическая и семантическая формализация текста. Это позволяет сократить время не только на передачу, но и на прием информации, а также осуществить относительную унификацию и оптимизацию делового языка. Официальный деловой документ не «пишется», а «составляется» из уже готовых наборов слов и стереотипных словосочетаний. Типичным для делового текста является прием использования стандартных лексических единиц и фразеологических сочетаний, воспроизводимость которых задается узусом общения в определенных ситуациях, а не структурно- семантическими свойствами слов-компонентов. Процесс перевода официально-деловых текстов теснейшим образом связан с использованием устойчивых конструкций, клише и штампов, относящихся к дифференцированной специальной фразеологии, без которой перевод делового текста не может быть качественным и будет казаться получателю неестественным. В еще большей степени это положение распространяется на устный перевод деловых текстов, где использование стереотипных структур позволяет переключить его в режим автоматизированных операций и обеспечивает эквивалентность текста на языке перевода. В клишированных предложениях сохраняются только те элементы, которые необходимы для передачи информации и правильного ее понимания. Все синтаксические конструкции соответствуют основным требованиям, предъявляемым к деловому тексту: краткость, ясность и определенность в любых условиях. Стремление к сжатости и краткости обусловливает широкое использование в деловых документах неполносоставных предложений клишированного характера, которые становятся нормой, так как они удобны для быстрой и точной передачи информации и воспринимаются без каких-либо искажений. Основным способом установления отношений эквивалентности в официально-деловом языке является употребление смысловых клише, что полностью соответствует коммуникативной направленности деловых текстов. Установление отношений эквивалентности смысловых клише осуществляется на семантическом уровне и предполагает широкий спектр лексико-грамматических трансформаций, таких, как генерализация, конкретизация, смысловое согласование, адаптация, перестановки. В тексте контракта широко используются пассивные конструкции. Отношения эквивалентности между ситуационными клише устанавливаются преимущественно на прагматическом уровне путем использования стереотипных клишированных предложений. При установлении ситуативной эквивалентности происходят существенные сдвиги в структуре высказывания, а сочетания разных семантических компонентов приравниваются друг к другу. Анализ клише и штампов официально-делового языка показал, что культурно-национальная специфика изучаемых стереотипных единиц присутствует на трех уровнях эквивалентности: синтаксическом, семантическом и прагматическом. Восприятие культурно-национальной значимости клише и штампов делового языка осуществляется на основе соотнесения их основного значения с известными говорящему кодами культуры и составляет содержание культурно-национальной коннотации. Язык, обладая «культурной памятью», воздействует на формирование коллективной ментальности носителей языка. Таким образом, в системе характерных для языка стереотипных выражений опредмечено миропонимание народа, а вся информация, содержащаяся в клише и штампах официально-делового языка.
Список литературы
1. Арутюнова Н. Д. Фактор адресата // Изв. АН СССР. Сер. лит. и яз. 1981. Т. 40, № 4. С. 358. 2. Балли Ш. Французская стилистика. М., 1961. С. 109. 3. Баранов И. Б., Сулимовский Б. Н., Рысенко О. Г. Патент- ная документация на английском и русском языках // Семантические и прагматические особенности языковых единиц в сопоставительной лингвистике. Краснодар, 1994. С. 91–93. 4. Бархударов Л. С. Язык и перевод. М., 1975. С. 190–231. 5. Брандес М. П. Стиль и перевод. М., 1988. 126 с. 6. Васильева Л. М., Скворцова Р. Е., Шкатова Л. А. Докумен- товедение. Челябинск, 2000. С. 28. 7. Верещагин Е. М., Костомаров В. Г. Лингвострановедческая теория слова. М., 1980. С. 11 –177. 8. Вине Ж.- П., Дарбельне Ж. Технические способы перевода // Вопросы теории перевода в зарубежной лингвистике: Сб. ст. М., 1978. С. 157–167. 9. Гак В. Г. Беседы о французском слове. М., 1966. С. 88. 10.Гак В. Г. Высказывание и ситуация // Проблемы структурной лингвистики. М., 1973. 372 с. 11.Гак В. Г. К проблеме гносеологических аспектов семантики слова // Вопросы описания лексико-семантической системы языка: Тез. докл. М., 1971. Ч. 1. С. 95–98. 12.Гак В. Г., Львин Ю. И. Курс перевода. Французский язык. М., 1970. С. 10–11. 13.Гак В. Г. Сравнительная типология французского и русского языков. Л., 1976. 286 с. 14.Галеева Н. Л. Реализация взаимодействия формальной и семантической сторон разноуровневых единиц текста в условиях работы переводчика // Проблемы психолингвистики слово и текст. Тверь, 1993. С. 120–124. 15.Голованивская М. К. Французский менталитет с точки зрения носителя русского языка. М., 1997. 279 с. 16.Гридина Т. А., Коновалова Н. И. Национально-культурные стереотипы языкового сознания // XII международный симпозиум по психолингвистике и теории коммуникации «Языковое сознание и образ мира». М., 1997. С. 50–51.63 17.Грушко Е. А.; Медведев Ю. М. Современные крылатые слова и выражения. М., 2000. 540 с. 18.Демидова А. К.; Смирнов Э. А. Русская коммерческая корреспонденция: Слов. клишир. выражений. М., 1998. 255 с. 19.Ивакина Н. Н. Профессиональная речь юриста. М., 1997. С. 21–40. 20. Калентьева Т. Л. Языковое сознание и когнитивное сознание в контексте деятельностного подхода. Иркутск, 1988. 176 с. 21. Касевич Б. В. Языковые структуры и когнитивная деятельность // Язык и когнитивная деятельность. М., 1989. С. 8–18. 22. Кацнельсон С. Д. Общее и типологическое языкознание. Л., 1986. 298 с. 23. Кобозева И. М. Лингвистическая семантика. М., 2000. С. 92. 24. Кожин А. Н., Крылова О. А., Одинцов В. В. Функциональные стили русской речи. М., 1982. С. 108. 25. Кожина М. Н. Язык и стиль в функциональном аспекте: К определению предмета и структуры стилистики // Основные понятия и категории лингвистики. Пермь, 1982. С. 29. 26. Кочетков В. В. Психология межкультурных различий. Саратов, 1998. 268 с. 27. Кочетков В. В.; Шапошников В. Н. Заметки о современных клише и ходячих выражениях // Рус. речь. 1998. № 6. С. 59–62. 28. Кронгауз М. А. Речевые клише: энергия разрыва // Лики языка. М., 1998. С. 185–195. 29. Маляревич М. Г. К вопросу использования речевых клише в диалогической речи // Вопросы филологии и методики преподавания иностранных языков. Омск, 1998. С. 223–228. 30.Матвеева Т. В. Функциональные стили в аспекте текстовых категорий. Свердловск, 1990. С. 9–83. 31.Ремизова Н. И. Роль речевых клише в коммуникативном акте // Семантические и прагматические особенности языковых единиц в со- поставительной лингвистике. Краснодар, 1994. С. 32–36.64 32. Французский язык в свете теории речевого общения // Под ред. Т.А. Репиной. СПб., 1983. 228 с.
