Матрица управления временем стивена кови. Матрица управления временем по с. кови Матрица распределения времени
Об управлении временем написаны горы литературы, проблемами повышения эффективности его использования болеют практически все руководители. Этого бесценного ресурса обычно катастрофически не хватает тем людям, которые ведут активный образ жизни. Почему же мы до сих пор не нашли простые и удобные способы регулирования взаимоотношений со временем? У скептиков возникает закономерный вопрос: а нужно ли им вообще управлять?
С чего вы начинаете рабочий день? С просмотра почты, чашки чая или чтения свежей прессы? А, может быть, с планирования сегодняшнего дня или самых срочных утренних звонков? Что является для вас стимулом для продуктивной работы? Удается ли включиться в работу сразу или вам необходимо для этого некоторое время?
Говорят, что время, потраченное на раскачку,
украдено у жизни. Но всегда ли это так?
Нет ничего более легкого, чем быть занятым,
и нет ничего более трудного, чем быть результативным.
А. Макензи
Сложно сразу включиться в работу, если вы не спланировали ваш день с вечера. Значит, вы пустили дело на самотек, повинуясь каким-то внешним обстоятельствам, забыв или отложив «на потом» главное дело сегодняшнего дня. В таком случае не вы выстраиваете свою работу, а она диктует вам свои правила.
Работа очень часто разочаровывает тех, кто плывет по жизни без руля и ветрил, повинуясь дуновению любого ветерка, не говоря уже о шквалах, штормах и бурях. Про них не скажешь, что они архитекторы своей жизни…
Мы теряем рабочие минуты, а проходит жизнь. Наша жизнь. И поэтому так много внимания уделяется в наше стремительно летящее время разумному использованию этого так незаметно ускользающего ресурса.
Надо сказать, что люди озабочены проблемами управления собственным временем уже достаточно давно.
Понятно, что задача нынешняя - не управление временем, а управление собой. Планируются не действия и время, а сохранение и развитие отношений, и достижение результатов.
Другими словами, нам не следует пытаться быть более организованными, не нужно стараться лучше распределять время. Следует начать по-новому мыслить о времени.
Основное свойство этой науки состоит в том, что она занята не столько проведением тренингов, сколько продвижением консультантов по использованию времени. Американские специалисты в этой области являются еще и крупными проповедниками.
Между тем управление своим временем - не просто модное увлечение. Многие менеджеры, пройдя такие курсы, увеличивают продуктивность работы на 15–20%. Суть большинства методик состоит в «уплотнении, утряске и усушке». Идея их заключается еще и в том, что каждый отрезок времени в течение рабочего дня должен быть лучше спланирован. Пишутся списки задач, потом выделяются самые приоритетные, тщательно продумывается расписание. Но времени все равно не хватает. В результате - их рабочий день становится все дольше и дольше, а усталость - больше и больше. Они приходят к тому, от чего ушли.
Новое мышление заставляет нас посмотреть на время с другой стороны. И, в соответствии с законом Парето, оказывается, что 80% всех результатов достигается нами в течение 20% всего потраченного времени. И это переворачивает все наши обыденные представления. Оказывается, времени у нас хватает. Только вот продуктивно, по-настоящему, оно используется у нас лишь на 20%. Нехватка времени - миф! Принцип 80/20 гласит: если мы уделим в два раза больше внимания 20% главным видам деятельности, то сможем свести нашу рабочую неделю к двум дням и при этом достичь на 60% больше, чем нам удается сейчас.
Другими словами, время у нас есть. Но как с ним поступать? Как найти те двадцать «правильных» процентов? И как увериться в надежности нашего выбора? Оставшееся время можно тратить на отдых?
Попробуем разобраться. Если отнестись к себе как целостному созданию, как к человеку, в конце концов, то можно обнаружить, что кроме рабочего, существует еще и время для отдыха и саморазвития, для семьи и сна. Почему же, регламентируя только время работы, мы забываем об остальном? Или мы только винтики в механизме по добыванию денег или славы для кого-то, стоящего выше нас!?
Суть нового поколения управления временем, по мнению Стивена Кови, можно уяснить по матрице, изображенной в таблице 1 . Исходная идея ее заключается в том, что мы расходуем время одним из четырех способов.
Таблица 1
Матрица управления временем
|
Срочные |
Несрочные |
|
| Важные |
Критические ситуации |
Профилактические действия |
| Неважные |
Отвлекания, некоторые телефонные звонки |
Мелочи, отнимающие время |
Из матрицы видно, что виды деятельности определяются двумя признаками: срочными и важными.
Срочное - это то, что требует немедленного внимания, то, что можно обозначить словом «сейчас!». Срочное обладает каким-то почти необъяснимым магнетизмом. Как часто телефонный звонок заставляет отвлечься от важного разговора, от дела, которое необходимо нам, как жизнь. Для многих недопустима даже мысль о том, что телефонную трубку можно не брать!
Срочные дела обычно приятны своей легкостью и очевидностью. Они требуют, чтобы их сделали! Они просты и общеизвестны. Делать их - одно удовольствие.
Если у вас есть на сегодня самое важное дело, то ему придется бороться с множеством срочных. Не успели вы появиться на работе, как в дверях вас встречают со срочным поручением: «К часу должно быть сделано!». Вы садитесь за стол, и обволакивающий запах свежеприготовленного кофе манит вас к кофеварке. И когда вы снова уселись, телефонный звонок веселой трелью нарушает вашу решимость заняться этим, самым важным для вас на сегодня, делом. Потом от вас начинают требовать немедленного завизирования каких-либо документов, потом снова звонок… Впрочем, зачем описывать то, что мы привычно называем текучкой или рутинной работой. Именно она съела время, которое с такими надеждами было отведено вами для самых важных дел. А какие дела можно назвать важными?
Важное имеет отношение к результатам. Важным является то, что вносит вклад в вашу миссию, ценности и наиболее важные цели.
Важные и несрочные дела требуют от нас гораздо большей инициативы, чем срочные, которые просто толкают нас: «Делай!». Мы должны проявлять активность, чтобы не упустить возможность и получить результат. Если у нас нет представления о том, что важно для нас, и о тех результатах, которых хотим достичь в жизни, то легко переходим к реагированию на срочное.
Если взглянуть на матрицу управления временем, то можно увидеть, что квадрат I одновременно и срочный и важный. Он связан с тем, что приносит значительные результаты и требует немедленного внимания. У каждого из нас в жизни есть какое-то количество подобных дел. Но если вы сосредоточитесь на квадрате I, то он станет все больше и больше, до тех пор, пока не накроет вас целиком, как огромная волна. Большая проблема накатывает, обрушивается на вас и сбивает с ног.
Вы боретесь с этой волной и, едва справившись, попадаете под очередную, которая опять сбивает с ног и распластывает на песке.
Некоторые люди изо дня в день оказываются буквально бомбардируемыми проблемами. Единственное облегчение видят они в бегстве к неважным и несрочным делам квадрата IV. Так живут люди, управляемые кризисными ситуациями.
Другие люди значительную часть времени тратят на срочный, но неважный квадрат III. Они тратят свое время на срочное, считая это важным. Но, в действительности, срочность этих дел основана на приоритетах и ожиданиях других людей.
Люди эффективные держатся в стороне от квадратов III и IV, поскольку срочные они или нет, - они не важны. Кроме того, они уменьшают размер квадрата I, проводя больше времени в квадрате II.
Сердцем эффективного управления временем, а значит собой, является квадрат II. Он связан с тем, что считается важным, но несрочным. Он включает в себя такую деятельность, как постройка отношений, написание личной миссии, долгосрочное планирование, упражнения, профилактику, подготовку, - все те дела, которые мы считаем нужными, но редко заставляем себя за них взяться, т. к. они несрочные.
Некоторые результаты сосредоточения вашей деятельности в каком-либо из квадратов показаны в таблице 2 .
|
Срочные |
Несрочные |
|
| Важные |
Стресс |
Видение перспективы |
| Неважные |
Концентрация на краткосрочном |
Полная безответственность |
Если вы хотите добиться правильного и эффективного использования вашего времени, то основное внимание лучше уделять перспективным и самым важным для вас делам квадрата II, одновременно сокращая деятельность во всех остальных квадратах. Постепенно вы увидите, как начинает меняться в лучшую сторону ваша жизнь, насколько больше результатов вы достигаете, прилагая при этом меньше усилий, чем раньше.
Это будет означать для вас изменение старого мышления. Важность и ценность вашей личности для вас возрастет. Вы больше станете уделять времени вопросам самосовершенствования, общению с друзьями, членами вашей семьи, детьми. Вам легче будет переключаться с работы на спорт, с учебы на домашние дела, с утренних дел на дневные и вечерние.
Иначе говоря, перед нами встанет еще одна проблема - эффективного использования свободного от профессиональной деятельности времени. Уверен, что решать ее приятно.
Статья предоставлена нашему порталу
редакцией журнала
Здравствуйте! В этой статье мы расскажем об одном из самых эффективных инструментов управления временем – матрице Эйзенхауэра.
Сегодня вы узнаете:
- Что такое матрица Эйзенхауэра;
- Как можно применять матрицу в повседневной жизни (с примерами);
- Какие приемы помогут сэкономить время.
«Долог день до вечера, коли делать нечего» – гласит народная мудрость. Совсем другие афоризмы рождаются у занятых людей, которые бегут наперегонки со временем: «Как бы к суткам прибавить двадцать пятый час?».
В условиях многозадачности перед каждым деловым человеком рано или поздно встает вопрос о грамотном распределении временных ресурсов. Стартовые условия равны для каждого жителя на планете – час включает в себя шестьдесят минут абсолютно для всех. Но то, насколько эффективно люди организуют свое время, во многом определяет разницу между успешным человеком и вечным неудачником.
Матрица Эйзенхауэра как метод организации времени
Управление временем, или – это сознательный контроль над количеством времени, потраченного на конкретные виды деятельности, с целью увеличения их эффективности и продуктивности работы.
Матрица Эйзенхауэра – один из популярных инструментов управления временем, который используется для расстановки приоритетов в деловой сфере и личных задачах. В его основе лежит принцип распределения всех дел по четырем категориям, в зависимости от степени их важности и срочности. Матрицу удобнее всего использовать при краткосрочном и среднесрочном планировании.
Этот подход придумал Дуайт Дэвид Эйзенхауэр, генерал армии в годы Второй мировой войны, а впоследствии – тридцать четвертый президент Соединенных Штатов. Политик всегда восхищал окружающих своим умением все успевать.
Когда-то американец тщетно искал какой-нибудь действенный способ управлять временем и, не найдя его среди существующих, разработал его самостоятельно. Матрица времени до сих пор поражает своей простотой и гениальностью, и миллионы людей во всем мире используют ее для планирования.
Визуально матрица приоритетов поделена на четыре квадранта, куда вписываются дела по категориям: важные и срочные, важные и несрочные, неважные и срочные, неважные и несрочные.
Пользователю матрицы предлагается вписать все свои запланированные дела в эти квадранты. Самая большая работа происходит как раз тогда, когда человек делает выбор между этими полями, решая, таким образом, какие дела надо сделать в первую очередь, а какие – во вторую.
Характеристика квадрантов
Квадрант А: важные и срочные
В это поле должны записываться дела, которые относятся к приоритетным сферам жизни человека и не терпят отлагательства. Эти сферы – обычно семья, карьера (для студентов – учеба), здоровье и безопасность.
Эти дела соответствуют следующим утверждениям:
- Невыполнение этого пункта в ближайшее время значительно отдалит вас от одной из долгосрочных целей вашей жизни.
Пример. В ближайшем будущем вы рассчитываете на повышение. Руководитель просит вас как можно быстрее сдать отчет о проделанной работе. Это важно? Да, так как вы не хотите упустить шанс на карьерный рост. Это срочно? Да, так как сейчас самое время показать свою исполнительность.
- Несвоевременное обращение за медицинской помощью может иметь тяжелые последствия.
Пример. У вас разболелся зуб. Важно? Все, что связано со здоровьем – всегда важно. Срочно? Вы рискуете потерять зуб и на обезболивающих лекарствах долго не протянете.
Квадрант В: важные и несрочные
У преуспевающих людей большинство дел лежит именно в этом квадранте. Это повседневные занятия, которые неизменно служат делу достижения главных целей во всех сферах жизни. Они все важны, но спешка отсутствует, как в случае с квадрантом А.
Успешный человек не доводит свои важные дела до состояния аврала, а выполняет их постепенно. У него чаще всего есть время обдуманно принимать решения, по кирпичику выстраивая здание своего будущего.
В эту зону вписывают все повседневные дела, напрямую касающиеся приоритетных сфер жизни: работы, семьи, саморазвития, здоровья.
Для них действует единый критерий:
- Выполнить задачу нужно обязательно, но ее можно ненадолго отложить, если появится что-то важное и срочное.
Пример. Вы программист и должны сдать написанную вами программу до понедельника. Сегодня только четверг, у вас уже все готово, но вы решили отложить сдачу своей работы до пятницы, чтобы все еще раз тщательно проверить.
Дела из квадранта В при недостатке к ним внимания могут перекочевать в квадрант А. Ваша цель – не допустить этого. Бывает так, что важное дело появляется внезапно, по независящим от вас причинам. Но зачастую мы сами доводим дела до такого состояния, игнорируя профилактические осмотры у врача и откладывая выполнение важных задач вплоть до дедлайна.
Квадрант С: Неважные и срочные
Эти дела лежат в некотором отдалении от ваших основных приоритетов, но их выполнение делает вашу жизнь комфортнее и может со временем сослужить вам хорошую службу.
В этой области лежат встречи и разговоры, на которые вы идете из вежливости или по необходимости, в том числе дни рождения не очень близких людей, внезапно появившиеся домашние дела, некоторые задачи по работе.
Дела этого квадранта имеют такие характеристики:
- Быстрое выполнение этой задачи поможет .
Пример. Вы планировали купить кондиционер и узнали о распродаже, которая будет проходить только один день. Важно? Не особенно. Мир не рухнет, если вы не купите кондиционер дешевле, чем планировали. Срочно? Да, распродажа действует один день. Приятный бонус: срочная покупка позволит немного сберечь бюджет семьи.
- Опосредованно выполнение этих дел может принести пользу основным целям, хотя это не гарантировано.
Пример. Вы журналист. Вас приглашают на банкет, куда может приехать редактор интересующей вас газеты. Важно? Не особенно, все слишком неопределенно. Срочно? Да, потому что банкет не будет длиться вечно, нужно принять решение – либо ехать, либо нет.
Вполне вероятно, вы найдете кому перепоручить дело из этого квадранта. Какое-то неважное срочное дело за вас может сделать супруга, знакомый, коллега, подчиненный.
Квадрант D: Неважные и несрочные
Все дела этого квадранта можно условно разделить на собственно дела и развлечения. К делам относятся задачи, выполнение которых гарантирует ваш комфорт, делает вас и вашу жизнь более красивой (например, уход за своим внешним видом), но при этом дело может подождать какое-то время.
Для женщины это может быть визит к мастеру маникюра, для мужчины – мытье машины. Разумеется, эти дела важны сами по себе, но не по отношению к вашим главным сферам жизни.
Ко второй группе относится приятное времяпрепровождение. Обычно считается, что от этих дел нет никакой пользы, их называют «пожирателями времени», представляют их как дела, которые люди делают хотя лучше бы не делали, а избавиться от них – похвальная цель.
Так категорично можно говорить только о вредных привычках вроде курения и систематического употребления крепкого алкоголя. Такие примеры дел, как общение в социальных сетях, просмотр легких фильмов, тусовки в клубах, увлечение компьютерными играми – все это имеет право быть и необходимо человеку, если это его расслабляет и доставляет ему удовольствие.
Во-первых, человек не робот, ему нужно делать что-то просто так, для души.
Во-вторых, неважные и несрочные дела способны приносить пользу. Многие компьютерные игры развивают мышление, общение в соцсетях учит выражать мысли, танцы в клубах помогают размяться. Кроме того, давно известно, что смена деятельности – это лучший отдых.
Главное условие по этому квадранту – не позволить ему завладеть большей частью вашего времени и оставить без внимания основные дела, двигающие вас вперед по жизни.
Как применить матрицу Эйзенхауэра на практике
Итак, после обзора теоретической части можно испытать действие матрицы на себе.
- Вечером накануне вашего первого экспериментального дня разверните ежедневник на соответствующей дате и расчертите разворот на четыре поля. Подпишите их, как показано в матрице. При отсутствии ежедневника можно взять обычный лист. Если вы всегда носите с собой планшет или ноутбук, можно создать матрицу в Excel.
- На отдельном листе выпишите в столбик все дела, которыми предполагаете заниматься завтра (когда вы приобретете навык быстрого распределения всех дел в матрице, этот пункт вам больше не понадобится).
- Читайте дела по одному и каждое переписывайте в подходящий квадрант матрицы. Для этого вам нужно ответить всего на два вопроса: важно ли это? Срочно ли это?
- В случае с бумажным вариантом оставьте свободное место в каждом поле – завтра вы вспомните о других делах и добавите их.
- Выделяйте маркером (цветом) уже выполненные дела.
- В конце дня перенесите невыполненные дела на следующий день (обязательно перепишите их на новый разворот ежедневника или скопируйте в новой вкладке Excel – иначе они «затеряются»).
- Не откажите себе в удовольствии в конце дня просмотреть все «цветные» части вашей матрицы, то есть все завершенные дела. Вы почувствуете удовлетворение делового человека, чей день был прожит не зря.
Пример заполненной матрицы Эйзенхауэра
С нашим примером поступим так, как мы посоветовали в предыдущем параграфе – сначала выпишем подряд все дела, а затем распределим в матрице. В примере от первого лица будет размышлять профессиональный массажист.
Вот его список задач на день (с комментарием, чтобы позволить читателю осознать степень важности и срочности):
- Сегодня 4 массажа: в 9 ч., в 11 ч., в 15 ч., в 20 ч. (в перерывах займусь остальными делами);
- Зайти в бухгалтерию (по договору за массаж должен получать 60% от стоимости, а по факту получаю только 50 % – разобраться почему);
- Купить корм для кота (хорошо, что посмотрел – осталось всего на одно кормление);
- Навестить друга в больнице (друг близкий, вчера сломал руку, привезти ему что-нибудь вкусненькое);
- Заехать в банк, внести платеж за ипотеку (сегодня последний день, когда можно оплатить без пени);
- Заехать к знакомым за палаткой (сегодня вторник, семейный поход планируем на субботу);
- Сходить в бассейн (чем чаще хожу, тем лучше);
- Купить продуктов (в холодильнике кое-что еще есть, пару дней продержимся);
- Ответить на сообщения в вотсапе и вконтакте (просто разговоры);
- Позаниматься английским хотя бы 20 минут (среди клиентов много иностранцев, надо бы язык подтянуть);
- Купить новую прокладку для крана (с крана пока только капает, но он на грани);
- Съездить на прием к окулисту (каждый год на всякий случай прохожу осмотр);
- Подстричься (вид еще опрятный, но лучше не затягивать);
- Скинуть коллеге книгу об упражнениях для мышц спины (пообещал, что как буду за компьютером, сразу же отправлю).
| СРОЧНО |
НЕ СРОЧНО |
|
| ВАЖНО |
Сегодня 4 массажа: в 9 ч., в 11 ч., в 15 ч., в 20 ч. Навестить друга в больнице |
Заехать к знакомым за палаткой (семейный поход)
Съездить на прием к окулисту Зайти в бухгалтерию Позаниматься английским |
| НЕ ВАЖНО | Заехать в банк, внести платеж за ипотеку
Купить корм для кота Купить новую прокладку для крана Отправить книгу коллеге |
Подстричься Купить продуктов Сходить в бассейн Ответить на сообщения в вотсапе и вконтакте |
Помните: одно и то же дело для разных людей может обитать в разных квадрантах матрицы. Например, для кого-то позаниматься своим хобби может относиться как к важным, так и к неважным делам. Вы и только вы можете распределить ваши дела так, как видите свои жизненные приоритеты.
При каких условиях вам будет полезна матрица Эйзенхауэра
Некоторые скептики считают, что матрица Эйзенхауэра подходит только руководителям, тогда как простой служащий, рабочий или домохозяйка не смогут использовать ее на практике (что неверно – матрица универсальна, это мы доказали, взяв в качестве примера дела массажиста, а не бизнесмена).
В действительности же вопрос стоит не о возможности или невозможности использования матрицы, а в целесообразности ее применения.
Систему Эйзенхауэра используют для планирования на каждый день. То есть речь идет не о долгосрочных планах (построить дом, съездить в отпуск, окончить университет), а о текущих задачах.
С одной стороны, если ежедневных задач у человека так мало, что его память с легкостью справляется с ними – применять таблицу ни к чему. Например, все планы работника на день состоят в том, чтобы отсидеть на работе свои восемь часов, а вечером попить пива с друзьями. Эта таблица не для таких людей.
С другой стороны, если человек имеет цели по всем аспектам своей жизни – в работе, учебе, саморазвитии, семье, хобби, если он стремится быть хозяином своего времени, а не плыть по его течению– у такого человека всегда много ежедневных задач. И так как он не хочет упустить их из виду – эта матрица для него.
Матрица Эйзенхауэра – никакая не панацея от вечной нехватки времени. Это скорее учебное мини-пособие по расстановке приоритетов.
Не удивляйтесь, если поначалу вам будет непросто распределять дела по квадрантам. В тот момент, когда вы задумываетесь и делаете это, вы учитесь. А обучение чему-то ценному всегда сопряжено с определенными усилиями.
Не отчаивайтесь – проработав с таблицей несколько дней подряд, вы приобретете навык, который перейдет в умение. Впоследствии расстановка приоритетов дойдет до автоматизма.
Итак, подведем итог.
Матрица Эйзенхауэра создана для таких как вы, если:
- Вам постоянно приходится делать выбор, за какую задачу взяться в первую очередь;
- Вы готовы лучше познакомиться с самим собой, готовы честно отвечать на вопросы вроде «а что для меня по-настоящему важно?»;
- Вы хотите успевать как можно больше – определенно больше, чем успеваете сейчас;
- Вы готовы бороться с таким своим качеством, как прокрастинация – хроническим откладыванием дел «на потом».
Возможно, вы и так неплохо управляете своим временем
Прочитайте утверждения ниже и спросите себя, справедливы ли они для вас. Если подавляющее большинство пунктов вам не подходит, вам желательно освоить методики тайм-менеджмента.
- У вас всегда имеется четкий список дел на день;
- Вы своевременно отвечаете на деловые письма;
- Вы не берете работу домой и почти никогда не задерживаетесь после окончания рабочего дня;
- Вы не позволяете телефонным звонкам, визитам посетителей и социальным сетям существенно отвлекать вас от основных задач;
- Вы не выполняете работу за своих подчиненных, потому что не думаете, что только вы можете сделать ее по-настоящему хорошо;
- В конце дня вы чувствуете себя почти таким же бодрым, как в его начале.
Если все предыдущие пункты представляются вам логичными, то последний может вызвать недоверчивую улыбку: «Да вы шутите! Выжатый лимон чувствует себя бодрее, чем я в конце рабочего дня». Тем не менее существует большое количество людей, которые не только не устают, но и чувствуют прилив сил. И здесь нет никакого секрета.
Мы устаем не от количества проделанной работы, а от бестолковых, неупорядоченных действий, бессмысленных метаний и ощущения беспомощности в условиях хронического цейтнота.
Разумеется, иногда мы не можем все предусмотреть. И наш стройный план может пошатнуться из-за внезапно отключившейся оргтехники, опоздавшего клиента или сотрудника-прогульщика. Пока оставьте это в стороне.
Первое, над чем стоит работать – как не быть источником хаоса для себя самого, а затем можно задуматься о влиянии внешних непредвиденных обстоятельств.
- Очищайте рабочий стол от документов, с которыми уже не работаете. Если они нужны не очень часто – убирайте в шкаф. Не нужны вообще – отправляйте в корзину. В ворохе бумаг можно с трудом найти тот самый лист, на поиски которого вы потратите долгие минуты, раздражаясь от бесплодных усилий. Обратите внимание, что столы успешных бизнесменов выглядят так, будто за ними никто не работает: большая часть их поверхности ничем не занята.
- Заведите себе ежедневник и не расставайтесь с ним. Помнить все невозможно, и деловые люди давно поняли необходимость все записывать – даты встреч, дела, вопросы для размышления. Мобильные телефоны и ноутбуки с их календарями используются часто, но бумажный ежедневник не устареет никогда – хотя бы потому, что он не сможет поломаться или разрядиться.
- Планируйте самое важное на время пика вашей суточной активности . Мы все – человеческие существа, и даже самых крепких представителей нашего вида одолевает сон. Сопротивляться своим биоритмам – пустая трата времени, вы все равно проиграете. То, что вы сделаете днем за час, вечером при накопившейся усталости отнимет у вас в два раза больше времени. Поэтому не откладывайте срочный отчет на поздний вечер, не затевайте важных разговоров перед сном – от такого подхода пострадаете и вы, и .
- Не перегружайте себя . Дело не только в том, что ваша продуктивность снизится. При беспощадном ритме вы обязательно «перегорите», и ваш организм без вашего согласия устроит себе отдых, отправив вас на больничную койку. Вот здесь вы и потеряете все ваше сэкономленное время.
Относитесь к себе, как к породистой лошади – это, конечно, сильное животное, но кто из владельцев рискнул бы загонять ее бешеной скачкой?
- Не «мусольте» проекты и дела . Помните известную фразу про то, что лучшее – враг хорошего? Вам кажется, что чем больше вы проверяете свой проект, тем лучше он становится? Здесь очень важно не «передержать» дело, иначе вы рискуете почувствовать хроническую усталость от невозможности достичь идеала. Не рвитесь к идеалу – эти действия растащат ваше время.
- Не стремитесь отлично разбираться во всем . На то, чтобы стать специалистом в какой-либо области, уходят годы. Лучше выделяться чем-то одним, чем быть средним во всем. Об этом рассказывает фильм «11 друзей Оушена». Важно иметь такую команду, где каждый в чем-то хорош, тогда вы сможете без труда делегировать дела.
Тайм-менеджмент сейчас очень популярен и многие компании тратят большие деньги, пытаясь обучить ему своих сотрудников, чтобы те за меньшее время успевали делать все больше и больше. Это вызвано общим возрастанием темпа жизни и работы. Тем не менее, стопроцентной гарантии успеха только тайм-менеджмент (без построения системы работы компании в целом и системы мотивации) дать не может по двум основным причинам. Первая - а потому что каждый из существующих методов наряду со своими преимуществами имеет и серьезные недостатки, о которых даже специалисты задумываются нечасто. Вторая – управлять своим собственным временем может прежде всего сам человек, и, если он не захочет – ничего не получится, какой бы совершенной ни была вся система в целом. В чем же заключаются минусы так популярного сегодня направления менеджмента?
Тайм-менеджмент делится на два основных направления: личный и корпоративный. Поскольку корпоративный тайм-менеджмент пока еще до конца не разработан как в нашей стране, так и за рубежом (имеются отдельные системы, такие как Кайзден, где снижение издержек происходит за счет экономии любых ресурсов, в том числе и времени), в данной статье мы остановимся прежде всего на системах управления собственным временем, которым посвящены практически все имеющиеся на сегодняшний день книги по данному направлению менеджмента.
Виды тайм-менеджмента по Стивену Кови:
Согласно книге Стивена Кови «Главное время - главным вещам» подходы к управлению временем можно разделить на четыре поколения:
- Первое поколение сосредоточено на памятках и списках.
- Второе поколение - на планировании и подготовке.
- Третье поколение - на планировании, расстановке приоритетов и контроле.
- Четвертое поколение - основанное на жизненных принципах и новом взгляде на жизнь в целом.
Несмотря на то, что Стивен Кови считал первые три поколения уже отжившими свой век, однако они живы и поныне - их вовсю используют как в тренингах, так и в консалтинге. Многие люди упорно хотят верить в то, что где-то существует, например, идеальный органайзер, компьютерная программа, методика. Стоит только найти их и приобрести – и вот она, волшебная пилюля, решающая все проблемы. Обычно люди очень расстраиваются, узнав, что этого средства не существует, но через некоторое время возобновляют свои поиски.
1. Записывание планов
До сих пор на рынке бизнес-тренингов и в книжных магазинах можно найти материалы, сосредоточенные в основном на том, как записывать свои дела в ежедневники как навести порядок, например, на рабочем столе. За умеренную плату людям предлагают очередное «чудодейственное» средство, способное наконец-то организовать их жизнь. Однако… чаще всего чудо, увы, не наступает. Outlook, безусловно, помогает справиться с некоторыми проблемами, особенно, если его использовать в корпоративном формате, когда любой сотрудник может дистанционно познакомиться с расписанием его коллег (при условии, что это разрешено внутрикорпоративными правилами). Современные средства связи помогают совмещать расписания разных людей дистанционно (достаточно просто выйти в Интернет). Все это очень удобно. Однако не решает проблему. Если человек планирует больше, чем может сделать, то рано или поздно система начинает «давать сбои».
Еще хуже обстоят дела со специальными бумажными ежедневниками. Купив дорогой солидный аксессуар в обложке из натуральной кожи, люди обычно оставляют его на полке, потому что носить постоянно с собой вещь весом в два килограмма практически нереально.
Гораздо практичнее купить обычный ежедневник (если вы не пользуетесь электронными средствами) в самом обыкновенном канцелярском магазине, чтобы он максимально соответствовал вашим потребностям.
Решение проблемы, как мне представляется, не просто в записывании планов и попытке впоследствии «сделать всё», а в том, чтобы изменился сам подход человека к планированию, при котором он не просто делает то, что «подвернется», а сознательно создает систему собственной работы, ежедневно отсекая какие-то дела или передавая их на исполнение другим людям.
2. Поведенческое направление
Книги и тренинги, сосредоточенные на улучшение поведенческих навыков, полны советами вроде «126 способов борьбы с телефоном» и т.д. Безусловно, освоение ряда навыков, таких как слепая десятипальцевая машинопись, владение иностранным языком, скорочтение, курсы по усилению способностей к запоминанию и рисование ментальных карт, очень полезно. Однако, если нет цели и приоритетного направления, если человек (или компания) не может ответить на вопрос «Как и где ему пригодится этот навык?», то в итоге результат достигнут не будет.
На новый уровень человека могут поднять такие навыки, как планирование, расстановка приоритетов, умение сказать «нет» в нужный момент, умение грамотно общаться с коллегами. Однако количество задач в современном офисе стремительно растает, а поток информации постоянно усиливается, поэтому просто планированием задачу управления временем не решить.
Рекомендация по данному направлению планирования - не просто предвидеть, что надо сделать и улучшать свои навыки, но и уметь жестко отсекать лишнее, не пытаясь до бесконечности работать над силой воли (это чревато возникновением синдрома профессионального выгорания).
3. Создание системы шагов (стратегии)
Этот метод тайм-менеджмента нацелен на обретение контроля над жизнью. Дэвид Аллен в книге «Как привести дела в порядок» предлагает последовательность шагов, которая может снизить уровень стресса и создать иллюзию спокойствия. Действительно, от применения этого метода может быть получен некоторый положительный эффект - человек перестает понапрасну беспокоиться и его эффективность (а также удовлетворенность жизнью) несколько повышается. Однако у любой системы есть свои ограничения. Система Дэвида Аллена не дает возможности время от времени смотреть на свою жизнь со стороны, она как колея задает направление движения, из которого потом сложно вырваться.
Рекомендации - не становитесь рабом какой-либо одной системы, особенно пожизненно. Время от времени полезно пересматривать свои отношения со временем и вносить новые методы, постоянно совершенствуя свою систему.
4. Работа с осознанием уникальности своей личности.
Если судить с точки зрения пирамиды Маслоу, выше всего забрались те специалисты, которые говорят не просто о том, что окружает человека, или что человек делает в этом привычном для него окружении, чтобы удовлетворить свои базовые потребности, а о жизненных ролях, которые он выполняет, о Предназначении, о Самореализации. Если человек, к примеру, стремится стать писателем, сколько бы бухгалтерских отчетов он ни написал, вряд ли это как-то приблизит его к осуществлению своей мечты. Большинство руководителей крупных организаций занимаются предвидением будущего, т.е. стратегическим планированием. Этот навык может быть полезен не только генеральным директорам, маркетологам, специалистам, но и абсолютно каждому человеку. Однако одним предвидением сыт не будешь - планы надо еще и реализовывать.
Рекомендация - время от времени задумывайтесь о себе. О том, как вы сами к себе относитесь, как относятся к вам другие люди, насколько вы довольны этим. Любой человек играет в жизни различные социальные роли. У одних людей набор этих ролей скуден, и с точки зрения социума положение этих ролей может быть не очень высоким. Другие люди ставят себе время от времени высокие цели и периодически их достигают, что требует развития в себе разных сторон личности (социальных ролей).
5. Куда движется современный тайм-менеджмент
Потребность в повышении эффективности работы с каждым годом увеличивается, и постепенно появляются методы, являющиеся не просто комбинацией старых, уже известных способов управления временем, а прорывом в будущее.
Стремление к повышению эффективности привело к тому, что в большинстве современных организаций принят примерно один и тот же регламент работы сотрудников. Иногда принятые компанией стандарты доходят до абсурда. Например, сотрудник должен каждые полчаса прикладывать свой палец к специальному датчику - таким образом, программа контролирует присутствие человека на работе. Однако узнать, чем именно занят в это время сотрудник, и заинтересован ли он в выполни своих обязанностях, датчик не способен. Вот еще один метод: специальная программа отслеживает и отображает все, что происходит у сотрудника на экране его компьютера.
Использование подобных методов говорит скорее о желании руководства компании тотально контролировать подчиненных, а также об отсутствии доверия, мотивации и контроля за результатами их работы, чем об истинном повышении эффективности.
6. Обратное планирование
Многие успехи современной науки и техники начинались с того, что кто-то формулировал конечный результат, который необходимо было достичь: первым высадить человека на Луну, создать компактное средство для хранения данных, обыграть чемпиона мира по шахматам и т.д. Исходя из поставленной цели, планировался ряд промежуточных задач, затем осуществлялся первый шаг и при необходимости вносились коррективы в предыдущие планы.
Сейчас очень часто попытки от начала до конца (т.е. из настоящего в будущее) запланировать пошагово достижение цели часто заканчиваются тем, что мир успевает измениться раньше, чем эта цель будет достигнута. В бизнесе это обозначает поражение, т.к. если уже есть одна разработка, завоевавшая рынок, вторая, аналогичная, может стать уже невостребованной.
7. Комбинация приемов тайм-менеджмента
Поскольку идеальных методов управления временем, которые по пунктам описывали бы, что конкретно надо делать, и при этом подходили бы всем и каждому, увы, пока не существует, можно найти для себя выход, комбинируя части различных методов. Это годится как для тех, кто хочет управлять своим собственным временем, так и для тех, кто по долгу службы организует время своих подчиненных.
Управление временем - это очень сложный процесс, хотя и кажется, что все понятно и легко. Очень важно при усовершенствовании собственных навыков планирования и выполнения запланированного уметь переключаться от большого к малому – это так называемое «дерево целей». На нижних «этажах» можно улучшать мельчайшие детали. На верхних «этажах» - в стратегических целях – уметь ставить такие цели, которые другим людям могут показаться слишком дерзкими. Очень часто люди не ценят именно простые, но сильные решения, которые, повторяясь ежедневно сотни и тысячи раз, если просуммировать общий эффект за год, дают колоссальный результат.
Умение экономить время на мелочах (как в японской системе Кайзден - не делать лишних движений, не тратить время и силы, экономить все, что может быть сэкономлено) дает весьма ощутимую выгоду, если оценивать результат глобально. Умение предвидеть результаты работы в целом (стратегическое планирование) дает возможность избавляться от малоэффективной работы: например, отдавать ее на аутсорсинг, автоматизировать, нанимать низкоквалифицированный персонал, вывозить производство в регионы с дешевой рабочей силой и т.д.
Получается, что идеального способа, как извлечь больше выгоды из времени, которым мы располагаем, увы, пока нет. Есть только конструктор, собирая части которого, каждый человек может значительно увеличивать свою эффективность. Потом проходит некоторое время… и процесс надо повторять, т.к. ситуация вокруг нас постепенно меняется, а требования растут непрерывно. Поэтому при имеющихся методиках, каждый человек или компания должны выбрать свое, наиболее оптимальное, направление дальнейшего совершенствования и идти по нему.
Маркетинг Менеджмент "Прочитано: 16 825
Почему рушатся планы? Потому что в потоке повседневных дел мы стремимся к выполнению срочных дел, забывая о важных и обязательных. В чем разница? В правильности приоритетов! Не всегда важные дела являются срочными, а срочные – важные. Как так? Очень просто. И разобраться с этим помогут «квадранты Кови». Второе их название – матрица приоритетов Эйзенхауэра.
Важно и срочное: термины и уточнения
Важность и Срочность.
Срочные дела требуют немедленного, незамедлительного участия или решения. Их надо делать моментально, иначе случится пожар, форс-мажор, катастрофа. Срочные дела нуждаются в реактивном реагировании, заставляя отменять все планы и важные дела.
Важные дела подразумевают . Они нужны для достижения поставленных глобальных целей, предварительного решения важных задач, реализации возможностей. Занимаясь выполнением важных дел, человек достигает высоких результатов, успешности. Жизнь протекает четко, размеренно и целеустремленно.
К сожалению, важные дела в нашей жизни часто лишены приоритетного значения. Почему? Потому что вся повседневность направлена на решение срочных задач.
Как это исправить?
Использовать матрицу Эйзенхауэра как инструмент расстановки приоритетов. Иногда для этой же цели рекомендуют квадраты времени Кови.
Чем различаются матрица квадрантов Стивена Кови и матрица дел Эйзенхауэра?
Собственно, ничем.
Оба метода подразумевают идентичные подходы к планированию. А разные названия получили из-за знаменитых разработчиков систем. Так уж получилось, что Дуайт Эйзенхауэр использовал в повседневной работе ту же технику, что описал в своей книге Стивен Кови.
Два великих человека. Два названия. Один метод.
Квадранты Кови: матрица структуры дел
Расстановка приоритетов по матрице Эйзенхауэра подразумевает градирование всех дел и задач на 4 блока по их важности и срочности выполнения:
- важное/срочное;
- важное/несрочное;
- неважное/срочное;
- неважное/несрочное.
Если сделать предварительно – выписать все ближайшие и далекие дела в один список, то можно легко заполнить любой квадрат Стивена Кови. Достаточно оценить значимость и срочность всех имеющихся задач.
Как делить задачи по матрице Эйзенхауэра?
Высокоэффективный тайм-менеджмент по матрице Эйзенхауэра
Если посмотреть на структуру каждого блока непредвзято, то видны особенности каждого квадрат:
- Квадрат A – постоянный цейтнот, «пожар», нервы и реактивный ритм жизни.
- Квадрат B – решение стратегических задач, проактивность, работа на результат и успех.
- Квадрат C – хронофаги в их разных вариантах.
- Квадрат D – прокрастинация.
То есть при определении приоритетов с помощью матрицы Эйзенхауэра внимания заслуживают только дела второго блока. А по факту занимаемся мы задачами «срочных» квадратов», тратя нервы и отвлекаясь на ненужные факторы.
Что делать с этими знаниями?
Все очень просто. Планирование времени в соответствии с матрицей Эйзенхауэра подразумевает проактивный подход и применение лучших инструментов тайм-менеджмента.
Использовать можно:
- С – отвлечения всех видов, которые нужно контролировать и держать в узде.
- D – бессмысленное времяпровождение, которое легко заменить заслуженным запланированным отдыхом после выполнения дел.
Кто-то думает, что домохозяйкам не нужно планирование и четкий график. Все наоборот.
Бесконечно занятые собой и детьми женщины более чем кто другой нуждаются в правильной структуре дня.
Матрица срочности и важности матрица Эйзенхауэра – удобное упражнение, помощник и советчик на каждый день. Использование квадрантов Кови значительно снижает уровень стресса в повседневной жизни и делах.
— Управление временем Бенджамина Франклина
— Матрица управления временем Стивена Кови
— GTD Дэвида Аллена
Система Франклина работает по принципу «от большего к меньшему». Система «утверждает», что каждое действие человека должно быть согласовано с его жизненными ценностями и направлено на осуществление глобальной жизненной цели.
Для того чтобы путь к намеченной цели был более легким и быстрым, главную задачу делят на небольшие подзадачи, а их, в свою очередь, разделяют на несколько мелких заданий. Иными словами, система Б. Франклина построена по типу пирамиды, в нижней части которой располагаются жизненные принципы и глобальные цели, а в средней и верхней - долгосрочные и краткосрочные планы по достижению этих целей.
1-я ступень пирамиды.
«Строительство» пирамиды начинается с основания. Именно от основания и будут зависеть все дальнейшие действия. На данном этапе следует определиться с жизненными принципами: обозначить свои ценности, разобраться, с тем, что важно, а что - не очень.
2-я ступень пирамиды.
Следующий этап напрямую зависит от предыдущего. Исходя из выбранных ценностей, человеку следует поставить перед собой конкретную цель. Самую большую и самую главную. Цель, к которой он будет стремиться последующие несколько лет или даже десятилетий.
3-я ступень пирамиды.
3-я ступень пирамиды будет «возведена» тогда, когда вы составите генеральный план. В рамках системы Франклина под «генеральным планом» подразумевается общий план по достижению глобальной цели. Особенностью данного плана можно назвать отсутствие временной составляющей: в генеральном плане прописываются исключительно действия, а вот время их выполнения не указывается.
4-я ступень пирамиды.
Теперь самое время приступить к составлению долгосрочных планов - планов на ближайшую пятилетку. Этот план составляется с указанием конкретных дат реализации. Причем очень важно выставлять не абстрактную дату (например, «в этом году»), а четко прописывать сроки (например, «с сентября по ноябрь» n-го года).
Указание конкретного срока ускорит приближение к цели. Человек по своей природе довольно ленив и, «забыв» указать конкретный срок, вы будете постоянно откладывать выполнение задачи и переносить ее реализацию на более поздний срок.
Постарайтесь сопоставить каждый пункт долгосрочного плана с пунктом генерального. Вы должны точно знать, к реализации какого пункта генерального плана вы приближаетесь, стараясь выполнить конкретный пункт долгосрочного плана.
Вносить коррективы в долгосрочные планы желательно каждые 4-6 месяцев.
5-я ступень пирамиды.
На данном этапе будет необходимо заняться составлением краткосрочных планов. Такие планы могут быть рассчитаны, как на несколько месяцев, так и на несколько недель. Каждый пункт краткосрочного плана должен «подчиняться» какому-либо из пунктов долгосрочного.
Краткосрочным планам, также, как и долгосрочным, требуются четкие сроки исполнения, только тогда их составление будет не пустой тратой времени.
Пересматривать краткосрочные планы необходимо довольно часто. Желательно перечитывать (и вносить изменения в случае надобности) в краткосрочные планы 2 раза в месяц.
6-я ступень пирамиды.
На последнем заключительном этапе вам придется заняться составлением ежедневных планов. Планы на каждый день будут напрямую зависеть от краткосрочных планов, которые вы разработали, «взбираясь» на предыдущую ступень.
Желательно, чтобы каждый пункт плана имел четкие временные рамки. Например: «Занятия вокалом с преподавателем с 10.00 до 17.00».
Составлять план на день лучше накануне вечером. В течение дня план можно и нужно корректировать.
— Матрица управления временем Стивена Кови
Виды деятельности, согласно матрице Стивена Кови, условно делятся на важные и срочные. Срочные дела обозначают маркером «сейчас». Это действия, требующие внимания и времени. Иногда они могут быть направлены на приобретение удовольствия, создание атмосферы занятости. Но, по сути, такие действия не всегда важны и могут не вести к достижению запланированных целей.
Результаты наших действий напрямую зависят от важных дел. Важными называют дела, которые помогают в осуществлении поставленных целей. Такие занятия иногда кажутся несрочными, но требуют особого внимания и незамедлительных действий.
Важными называют дела, которые помогают в осуществлении поставленных целей. Стивен Кови обращает внимание на то, что, начиная любое дело, обязательно нужно представлять конечную цель. Если этого не сделать, понятия «срочно» и «важно» легко перепутать, тем самым ставя преграды на пути реализации замысла.
Квадрат 1.
Содержит дела, срочные и важные одновременно. В основном это кризисы и проблемы, с которыми приходится сталкиваться в жизни. Такие трудности поглощают жизненную энергию человека и заставляют уйти от неурядиц к неважным и несрочным делам, которые заполнят свободное время, однако никакой пользы не принесут.
Результатом таких действий являются стресс, перенапряжение, вечная борьба, что абсолютно несовместимо со счастливой и успешной жизнью.
Квадрат 2.
Включает в себя прояснение ценностей, укрепление отношений с близкими и важными людьми, долгосрочное планирование действий, восстановление сил для достижения целей и поиска новых возможностей. Такие дела являются важными, но часто откладываются в долгий ящик, поскольку считаются несрочными.
Данный квадрат оказывается самым эффективным потому, что дает результат, нацеленный на реализацию перспектив. Если тратить большую часть времени на осуществление вышеописанных действий, существует вероятность стать успешным человеком.
Результатом выполнения действий из 2-го квадрата является удовлетворенность жизнью, дисциплинированность, появление перспективы. Это ключ к управлению собственной жизнью.
Квадрат 3.
К этому квадрату относятся ежедневные помехи, которые ложно считаются срочными. Сюда же включается реализация чужих желаний, если она опережает в важности дела из квадрата 2.
Освободившись от неважных занятий из этого сектора, стоит уделить свободное время квадрату 2, так как результатом упора на 3-й сектор является неразумная жертвенность, ложное представление о бессмысленности планов и целей.
Квадрат 4.
Его считают сектором деградации, ведь данный квадрат содержит в себе неважные и несрочные дела. Сюда включают повседневные мелочи, отвлекающие внимание человека от реально важных дел, а также бессмысленное времяпровождение и зависимость от каких-либо дел (компьютерные игры, просмотр ТВ).
Вместо личностного развития человек теряет время, накапливает негативные эмоции и разрушает собственную жизнь бездействием и безответственным отношением к бытию.
Возможно, вас заинтересует статья « «.
— GTD Дэвида Аллена
Если постараться описать метод Дэвида Аллена одним предложением, то можно сказать, что основная его рекомендация – максимально использовать современные технические инструменты для целей планирования и . Это не отобразит всю суть GTD, но позволит сложить представление хотя бы о части техники.
Действительно, система тайм-менеджмента Д. Аллена известна, в первую очередь, своими техническими «уловками» (система «43 папки», применение специального компьютерного ПО и канцелярских предметов), целью которых является упрощение управления проектами. О некоторых практичных инструментах GTD мы поговорим в следующем уроке, здесь же приведём общую характеристику техники.
Ещё до создания теории автор был уверен, что сама организация работы никогда не должна занимать времени больше самой работы. Поэтому в основу системы и легло убеждение, что максимальные усилия нужно прикладывать к практическому выполнению задания, а не помнить всё, что нужно сделать. «Помнить» будут предложенные Алленом инструменты, а человек будет лишь выполнять работу.
Getting Things Done (GTD) берёт свое начало с публикации одноименной книги (2002). Сегодня это чёткая, детальная, пошаговая методика повышения личной эффективности, пользующаяся огромным спросом. Взгляды Д. Аллена выходят за рамки традиционного тайм-менеджмента, хотя много его советов как раз таки направлены на «приведение дел в порядок», избавление от рабочей неразберихи и хаоса.
В отличие от С. Кови, автор GTD считает главным не выделять приоритеты, а контролировать процесс выполнения задач и, на основе результатов, строить видение будущего. Очевидно, что это диаметрально противоположно принципу пирамиды Франклина, ведь Аллен предлагает заканчивать глобальными планами, а не начинать с них. Для достижения успеха в данном отношении он предлагает применять 3 самостоятельные модели:
1) Управление рабочим процессом подразумевает контроль над всеми обязанностями и задачами и реализуется через 5 этапов: сбор, обработка, организация, обзор, действия;
2) 6-уровневая модель обзора работы для видения перспектив (текущие дела, текущие проекты, круг обязанностей, ближайшие годы (1-2 года), пятилетняя перспектива (3-5 лет), жизнь);
3) Естественный метод планирования (определение цели и принципов, виденье желаемых результатов, мозговой штурм, организация, определение следующего конкретного действия).
Несомненным преимуществом GTD как системы управления временем является то, что она наиболее целостная, предлагающая готовый набор инструкций, следуя которым можно «привести дела в порядок». Д. Аллен также предлагает много практических инструментов, способствующих этому.
С другой стороны, GTD требует жёсткой самодисциплины и постоянной работы над поддержанием личной системы в актуальном состоянии. К тому же, есть мнения, что она не совсем подходит для людей творческих профессий.
Так, специалист в области тайм-менеджмента А. Капуста считает, что эта система идеально вписывается в работу тех, у кого она носит более линейный характер, например, в сфере продаж. Там человек ежедневно вынужден делать сотни звонков, получать множество электронных писем, и без соответствующей организации ему достаточно сложно со всем этим справиться. Но в творческой работе последовательность заданий не всегда приоритетна, а строгость оставляет мало места для новаторства.
Материал подготовлен Дилярой специально для сайт
